Auditoría de base de datos ERP antes de montar un dashboard: qué revisamos, en cuánto tiempo y qué recibes

Resumen: Antes de conectar cualquier cuadro de mando a tu ERP, hay que saber qué datos tienes, dónde están y si son fiables. Esta auditoría exprés dura entre 3 y 5 días hábiles, no requiere que pares tu operativa y te entrega un informe con el alcance cerrado y el precio fijo del proyecto completo. Así sabes exactamente a qué te comprometes antes de firmar nada.

Tabla de contenidos

Por qué un dashboard falla antes de lanzarse
Qué revisamos durante la auditoría
Cómo se desarrolla el proceso paso a paso
Qué recibes al final de la auditoría
Cuánto dura y qué necesitas de tu parte
Cuándo tiene sentido hacer la auditoría primero
Siguientes pasos con ROWAN Analiticas
Lecturas recomendadas

Por qué un dashboard falla antes de lanzarse

El 70 % de los proyectos de analítica que fracasan en PYMES no tienen un problema de herramienta. Tienen un problema de datos. El ERP lleva años registrando información, pero nadie ha revisado si esa información es coherente, si los campos clave están poblados o si hay duplicidades que distorsionan cualquier KPI que pongas encima.

Un cuadro de mando construido sobre datos sucios muestra cifras incorrectas con un diseño impecable. El gerente deja de confiar en él en la segunda semana y vuelve al Excel. El proyecto muere.

La auditoría previa existe para evitar exactamente eso. Antes de conectar nada, leemos tu base de datos, detectamos los problemas reales y te decimos con precisión qué dashboard puedes tener y con qué datos. Sin promesas vacías.

Si quieres entender qué pasa cuando se salta este paso, el artículo sobre errores comunes en dashboards para PYME lo detalla con ejemplos concretos.

Qué revisamos durante la auditoría

Trabajamos en modo solo lectura. No tocamos tu ERP, no modificamos ningún registro y no paramos ningún proceso. Accedemos a una copia o a una conexión de lectura que tu informático habilita en menos de una hora.

Estos son los bloques que auditamos:

Completitud de campos clave. Comprobamos si los campos que alimentarían los KPIs principales (facturación, margen, clientes, productos, rutas) están poblados de forma consistente o tienen huecos sistemáticos.
Coherencia entre módulos. En muchos ERPs, el módulo de ventas y el de almacén no hablan bien entre sí. Detectamos si los totales de un módulo cuadran con los del otro.
Calidad de maestros. Clientes duplicados, referencias de producto sin categorizar, proveedores con codificación inconsistente. Estos errores de maestros generan cifras incorrectas en cualquier agrupación.
Histórico disponible. Cuántos meses o años de datos limpios hay disponibles para análisis de tendencia. No todos los ERPs conservan histórico de la misma forma.
Frecuencia de actualización real. Si el ERP actualiza datos en batch nocturno o en tiempo real cambia lo que el dashboard puede ofrecer. Lo verificamos antes de prometerte nada sobre latencia de datos.
Campos personalizados o desarrollos a medida. Muchas PYMES han añadido campos propios al ERP. Identificamos cuáles aportan valor al dashboard y cuáles son ruido.

Esta revisión aplica a los ERPs más habituales en PYMES españolas: Sage, Microsoft Business Central / Navision, Odoo y equivalentes. Si usas un ERP sectorial específico, lo indicamos en el alcance antes de empezar.

Para más contexto sobre cómo conectamos un ERP sin modificarlo, puedes leer cómo conectar ERP con dashboard sin tocar tu sistema.

Cómo se desarrolla el proceso paso a paso {#como-se-desarrolla-el-proceso-paso-a-paso)

Reunión de arranque (60 minutos). Una llamada con el gerente o director financiero para entender qué decisiones se quieren tomar con el dashboard y qué KPIs son prioritarios. Sin esta conversación, la auditoría técnica no tiene contexto.
Acceso de lectura al ERP (tarea de tu informático, menos de 1 hora). Tu equipo habilita un acceso solo lectura. Nosotros no necesitamos credenciales de administrador ni acceso a sistemas de producción críticos.
Análisis técnico de la base de datos (2 a 3 días hábiles). Revisamos los bloques detallados en la sección anterior. Documentamos cada hallazgo con el campo exacto, el problema concreto y el impacto estimado sobre los KPIs.
Reunión de resultados (60 minutos). Te presentamos el informe. No en jerga técnica: te decimos qué datos tienes bien, qué hay que corregir antes de conectar el dashboard y qué KPIs están disponibles desde el primer día.
Entrega del alcance cerrado. Si decides continuar con el proyecto completo, recibes una propuesta con precio fijo y plazo concreto basada exactamente en lo que encontramos, no en estimaciones genéricas.

Qué recibes al final de la auditoría

El entregable de la auditoría exprés incluye tres documentos:

Informe de estado de datos. Una evaluación por módulo de tu ERP con semáforo (verde / amarillo / rojo) para cada bloque auditado. Puedes compartirlo con tu informático o con tu proveedor de ERP para que corrijan los puntos rojos antes de empezar.
Mapa de KPIs disponibles. La lista exacta de indicadores que podemos activar con los datos actuales, los que requieren una corrección previa y los que no son viables sin un cambio en el ERP.
Propuesta de proyecto con alcance cerrado y precio fijo. Plazo de entrega del dashboard, coste mensual de la plataforma y coste de implantación. Sin letra pequeña ni costes variables que aparezcan después.

Este último punto es el que más valoran los gerentes que han pasado por proyectos tecnológicos anteriores con facturas finales muy distintas al presupuesto inicial. Con ROWAN, el precio que aparece en la propuesta es el precio que pagas.

Si quieres entender qué factores mueven el precio de un cuadro de mando, el artículo sobre precio de un cuadro de mando empresarial explica cada variable.

Cuánto dura y qué necesitas de tu parte

La auditoría completa dura entre 3 y 5 días hábiles desde que tienes el acceso de lectura habilitado.

Lo que necesitas de tu parte es mínimo:

Una hora del gerente o director financiero para la reunión de arranque.
Menos de una hora de tu informático para habilitar el acceso de lectura.
Una hora más para la reunión de presentación de resultados.

No necesitas preparar documentación previa, exportar datos ni hacer ningún trabajo de limpieza antes de la auditoría. Eso lo hacemos nosotros y te decimos qué encontramos.

Cuándo tiene sentido hacer la auditoría primero

La auditoría previa es especialmente útil si:

Llevas más de tres años con el mismo ERP y no has revisado la calidad de tus datos nunca.
Has cambiado de ERP en los últimos dos años y tienes dudas sobre si la migración fue limpia.
Tu equipo ha personalizado el ERP con desarrollos a medida que no estaban en la instalación original.
Has tenido rotación en el equipo que gestiona el ERP y no sabes si los criterios de registro son consistentes.
Ya has intentado un proyecto de dashboard antes y no funcionó.

Si tu ERP es reciente, está bien configurado y lo gestiona un equipo estable, la auditoría puede ser más breve. Te lo confirmamos en la primera reunión.

Para contextos concretos por sector, estos artículos pueden orientarte:

Y si quieres ver qué aspecto tiene un dashboard real antes de comprometerte con nada, puedes explorar la demo en modo live.

Siguientes pasos con ROWAN Analiticas

La auditoría de base de datos ERP es el primer paso del proceso de ROWAN Analiticas. Una vez entregado el informe, decides si continúas con el proyecto completo. No hay compromiso previo.

Si decides continuar, el dashboard sectorial está listo en 15 días desde la firma. Conectamos tu ERP en modo solo lectura, activamos los KPIs preconfigurados para tu vertical y te entregamos el cuadro de mando operativo. Sin necesidad de equipo de BI interno.

Consulta los precios y planes disponibles o solicita directamente la auditoría exprés desde analiticas.rowan.gal.