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Demo cuadro de mando distribución: qué evaluar antes de decir sí

Cómo evaluar una demo de cuadro de mando para distribución con criterio real: integración, KPIs, mantenimiento y preguntas que el proveedor debe responder.

· 7 min de lectura · Equipo Rowan Analytics

Resumen: Ver una demo bonita no es suficiente para decidir si un cuadro de mando de distribución encaja con tu negocio. Este artículo te da las preguntas concretas que debes hacer durante la demo, los KPIs que no pueden faltar en distribución y las señales de alerta que delatan a un proveedor que no ha trabajado antes en tu sector.

Tabla de contenidos

Por qué la mayoría de demos de cuadros de mando no muestran lo que importa

Una demo de cuadro de mando dura entre 30 y 60 minutos. En ese tiempo, el proveedor elige qué mostrar. Habitualmente elige lo que queda bien en pantalla: gráficos de colores, transiciones suaves y datos de ejemplo que nunca fallan porque están escritos a mano.

Lo que no suelen mostrar: cómo se comporta la herramienta cuando los datos del ERP tienen huecos, qué ocurre cuando necesitas cambiar un KPI tres meses después de la implantación, o quién coge el teléfono si el dashboard deja de actualizar un lunes por la mañana.

Tu trabajo como gerente o director financiero no es juzgar el diseño. Es juzgar si esa herramienta va a funcionar con tus datos reales, dentro de tu operativa real, sin necesitar un equipo técnico interno que la mantenga.

Para eso necesitas un guión de preguntas. Este artículo es ese guión.

Los KPIs de distribución que debe incluir cualquier demo seria

Antes de entrar en la demo, comprueba que el proveedor conoce los indicadores propios de la distribución mayorista. Un cuadro de mando genérico no sirve si no habla el idioma de tu negocio.

Los KPIs mínimos que debe mostrar una demo de distribución son:

  • Margen bruto por cliente, descontando rappels, descuentos comerciales y coste logístico. Sin ese desglose, el margen que ves no es el margen real. Puedes profundizar en cómo calcularlo en este artículo sobre margen bruto por cliente en distribución.
  • Rotación de stock por referencia o familia, con fecha de última venta incluida.
  • Pedidos pendientes y tasa de cumplimiento (fill rate) por ruta o cliente.
  • Días de cobro medio (DSO) y saldo vivo de clientes con riesgo de impago.
  • Coste por entrega desagregado por zona o transportista.
  • Ventas por comercial, comparadas con objetivo y período anterior.

Si la demo no incluye al menos cuatro de estos seis indicadores, el proveedor no ha trabajado antes en distribución. Puede que haya hecho demos para retail o industria y esté intentando adaptarlo sobre la marcha.

Consulta también los KPIs de distribución mayorista que recomendamos para empresas sin analista interno: es una buena referencia para llevar a la reunión.

Preguntas sobre integración con tu ERP actual

La integración es donde mueren más proyectos de cuadro de mando. Haz estas preguntas en voz alta durante la demo:

  1. ¿Cómo conectáis con mi ERP exactamente? ¿Acceso directo a base de datos, API, ficheros exportados o conector propio?
  2. ¿Modificáis algo en mi ERP o solo leéis datos?
  3. ¿Habéis conectado antes con [nombre de tu ERP]? ¿Cuántos clientes en producción tenéis con ese sistema?
  4. ¿Qué pasa si mi proveedor de ERP lanza una actualización que cambia la estructura de las tablas? ¿Quién lo detecta y quién lo arregla?
  5. ¿Cuánto tiempo tardáis en tener los primeros datos reales de mi empresa en el dashboard?

Un proveedor que solo lee datos (solo lectura) no puede romper tu ERP. Un proveedor que necesita instalar módulos o modificar configuraciones introduce riesgo operativo. La diferencia es relevante para tu director de IT o para tu proveedor de mantenimiento del ERP.

En conectar ERP con dashboard sin tocar tu sistema explicamos qué implica técnicamente cada método de conexión, en términos que no requieren saber programar.

Preguntas sobre mantenimiento y actualizaciones de KPIs

El dashboard que ves en la demo no es el dashboard que usarás dentro de seis meses. Tu negocio cambia: añades una nueva línea de producto, cambias la estructura de comisiones o quieres medir un nuevo indicador. Pregunta:

  1. Si quiero añadir un KPI nuevo tres meses después de la implantación, ¿cómo funciona ese proceso y cuánto cuesta?
  2. ¿Puedo cambiar los rangos de alerta (umbrales) yo mismo o necesito pedíroslo a vosotros?
  3. ¿Las actualizaciones de la plataforma son automáticas o hay que pagar por versiones nuevas?
  4. ¿Cuánto tiempo tardan en reflejarse los datos del ERP en el dashboard? ¿Es actualización diaria, por horas o en tiempo real?

La frecuencia de actualización de los datos es crítica en distribución. Si cierras rutas cada noche y necesitas ver el fill rate a primera hora del día siguiente, una actualización semanal no sirve. En datos en tiempo real para PYME encontrarás un análisis honesto de cuándo necesitas actualización en tiempo real y cuándo es suficiente con diaria o semanal.

Preguntas sobre soporte real tras la implantación

El soporte postventa es la parte del contrato que menos se lee y la que más se usa. Antes de firmar nada, aclara:

  1. ¿Tengo un interlocutor fijo o cada vez que llamo atiende una persona diferente?
  2. ¿Cuál es el tiempo de respuesta garantizado ante una incidencia crítica (dashboard caído, datos erróneos)?
  3. ¿El soporte está incluido en la tarifa mensual o es un servicio aparte?
  4. ¿Cómo me aviséis si detectáis que los datos del ERP han dejado de llegar correctamente?

Un proveedor que no puede responder a estas cuatro preguntas con precisión no tiene un proceso de soporte estructurado. Puede que lo resuelvan, pero lo harán de forma reactiva y sin SLA claro.

Las alertas automáticas en KPIs de negocio son una capa de soporte que el propio dashboard puede ofrecerte: si un KPI sale del rango esperado, el sistema avisa sin que tengas que revisar el cuadro cada día.

Señales de alerta durante la demo

Estas situaciones durante la demo deben activar tu escepticismo:

  • El proveedor trabaja con datos de ejemplo genéricos y no puede mostrarte una demo con datos del sector de distribución.
  • Cuando preguntas por el ERP que usas, responde “sí, nos conectamos con todo” sin dar detalles técnicos.
  • No puede decirte en cuántos días estarías en producción con datos reales.
  • El precio varía según lo que preguntas durante la demo (lo que significa que el alcance no está cerrado).
  • Cuando preguntas por el mantenimiento de KPIs, responde que eso “se ve caso a caso”.

La guía para contratar un cuadro de mando sectorial para PYME incluye un checklist de cláusulas contractuales que conviene revisar antes de firmar cualquier propuesta.

Cómo preparar tu equipo para sacar partido a la demo

Lleva a la demo a dos personas como máximo: tú y alguien que conozca bien cómo están estructurados los datos en vuestro ERP (puede ser el responsable de administración o el técnico que gestiona el sistema). Más personas generan ruido y el proveedor aprovecha para diluir las preguntas incómodas.

Antes de la reunión, prepara estas tres cosas:

  1. Una lista de los cinco informes que ahora haces en Excel y que más tiempo os quitan cada semana.
  2. El nombre exacto de tu ERP y la versión que usáis.
  3. Los tres KPIs que más necesitas ver actualizados cada día.

Esa información sirve para dos cosas: orientar la demo hacia tu realidad concreta y evaluar si el proveedor realmente adapta su respuesta a lo que traes o repite el mismo guión independientemente de lo que le cuentes.

Puedes ver cómo funciona un cuadro de mando para distribución mayorista ya configurado con los KPIs propios del sector antes de entrar en cualquier demo: te da un punto de referencia visual para comparar.

Si tras la demo quieres ver cómo conectamos con tu ERP y qué KPIs entregamos desde el primer día, en ROWAN Analiticas tienes el detalle de plazos, precio fijo y sectores que ya trabajamos.

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